"> 推行电子政务 改变办公生态
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推行电子政务 改变办公生态

来源:   发布时间:2018年08月08日 17:45:00  打印本页 关闭本页

——省政府法制办公文处理交流材料

省政府法制办从2016年3月起,全员接入省电子政务网,历经三个阶段,实现了三种转变,并在一定程度上改变了省政府法制办的办公生态。现将主要经验交流如下:

一、推行电子政务的三个阶段

第一阶段,2016年3月至2017年初,为电子政务接入普及年。完成了电子政务网组织架构、人员(包括上挂人员)信息录入、公文处理流程模板、领导手写签名收集、全员应用培训等工作。系统上线开通了省电子政务网的“机关电子政务门户网”、“省公文处理和事务办理系统”、“台账系统”、“考勤系统”。

第二阶段,2017年全年,为电子政务推广实施年。办党组将省电子政务网应用推广工作被列为当年重点工作,时任主任唐林同志多次作出安排部署,带头应用电子政务网撰写工作台帐、打考勤、阅办审签文件等。为确保工作有效推进,法制办制定了《贵州省人民政府法制办公室互联网信息管理工作规定》、《贵州省人民政府法制办公室政务信息报送及考核规定》和《省政府法制办移动政务终端管理暂行办法》等一系列制度。全办当年注册账号56个,活跃登陆账号56个,每名工作人员都登录使用电子政务外网进行打考勤、日常公文阅办、审签文件和撰写工作台帐等。在省电子政务网平台公文处理和事务办理应用方面,我办指定了专人负责与全省各单位及办机关之间的公文收发及流转处理工作。2017年,我办通过省电子政务网公文处理和事务办理系统发文193件次,公文签收280件次,发起事务3803件次,省电子政务网其它应用事项182件次。同步做好政府信息公开,实现办门户网站与省电子政务网信息同步推送,2017年下半年,我办门户网站向省电子政务门户网推送我办部门工作动态信息232条;省电子政务网向我办门户网站共发布各类信息454条(其中:通知公告15条,机关建设136条,市州信息188条)。办机关制度、领导讲话、人事信息、依法行政、立法工作、执法监督、审查编译、行政复议、法律事务、政府法制研究等栏目均做到信息的持续更新。实现手机与办公电脑互联互通,每位注册用户指定一部专用手机安装政务系统,实现了手机接收文件、办理公务和登记台账等功能。

第三阶段,2018年起,为电子政务常态使用年。从2018年开始,经过两年的不断试行、了解、熟悉、推广,全办所有政务工作都在省电子政务平台上进行,进入全面常态使用阶段。我办主要领导带头撰写台账,组织召开办党组会及时研究电子政务网应用推广与安全管理等工作,其他办班子成员也每天登陆撰写台账、打考勤、阅办文件等。根据《省人民政府办公厅关于印发2018年贵州省政府系统门户网站、省电子政务网应用评估工作实施方案的通知》(黔府办函﹝2018﹞67号)精神,完善《贵州省人民政府法制办公室互联网信息管理工作规定》《贵州省人民政府法制办公室互联网信息发布审批表》。台账系统、省公文处理和事务办理系统、贵州应急平台、督查与信息管理系统、省政府建议提案系统等5个业务系统所有功能全面使用,所有注册用户全部实现手机办公。至此,我办已实现上级来文全部在公文处理和事务办理系统上接收,综合处和办领导批示和转办公务全部在网上进行,除密级文件外的所有文件全部实现网上存储,时时调阅和查看省政府办公厅最新发布的各种信息和公开文件,所有工作人员每天在系统上完成工作台账登记等。2017年度,在全省政府系统门户网站和省电子政务网推广应用绩效评估考核中,2项工作均排名全省第一。

二、办公过程实现的三种转变

一是从办公场所和工作时间办公到全时空办公的转变。我办通过实施移动办公终端接入安全移动政务平台,实现了所有工作人员通过手机终端和办公室电脑终端立即收到综合处推送的需要办理的文件或相关事项,并附有领导批示及办理要求等,并可以与办公室的电脑终端实现文件共享,实现了即使人不在办公场所仍可立即收发办公信息的功能,使上传下达更为顺畅、工作安排更为快捷、资料查询与调用更为便捷。对于上级部门紧急下发的文件及要求,急需领导安排及批示的,通过手机端实现全时空办公。各部门办理完结相关公文、公务或事宜后,可通过手机端或电脑端立即反馈给综合处及相关办领导,有助于全办通盘掌握各项工作进度和结果。应用政务网门户功能,可浏览全省最新政务信息和撰写工作台帐,缩短办文时限,提高政务办公效率。

二是从线性办公模式到面上办公模式的转变。以前办公,从接到任务向领导汇报,再将领导指示和批示交由业务处室办理,是以线性的模式进行的,即使需要多部门共同参与的,也是通过综合部门或承办处室与每一个相关部门形成多头的线性关系。而电子政务的推广,所有部门都在同一个平台上,领导作出任务批示后,不等综合部门传达,业务处室已经获取信息,在办理过程中,所有相关部门共享一切工作内容及工作进度,在同一个平台上及同一个平面上一起推动同一件工作,这在没有电子政务系统的时候是不可想象的。

三是从结果管理到全过程管理的转变。以前的机关工作重点注重安排和总结两个环节,由于机关事务繁多,各种会议、调研、出差、下乡等应接不暇,大多数人们靠笔记本等形式记录或提醒,忘事的情形时有发生。现在所有事务性工作全部在手机端的电子政务系统中体现,及时提醒领导和承办人员办理各种事务,事务办理完成后在电子政务系统形成痕迹,并自动整理每段时间工作内容和结果,便于整理和总结。每日登台账功能使机关工作进入过程管理阶段,使各项工作按计划、有步骤的加以推进,为每个工作人员及相关处室的工作数量、工作质量、工作效率和工作能力等作出了客观的记录和评价,各级管理部门和监督部门也可以动态的了解各项事务的进展情况和过程质量,发现问题及时纠正,避免事后再做更改而带来的不必要损失,使工作效率和工作质量明显提高。

三、几点体会

(一)电子政务是新型办公模式的必然选择

习近平新时代中国特色社会主义思想为我们国家和民族绘制了宏伟蓝图,并拟定了明确的路线图。为实现宏伟蓝图,机关单位必须以人民为中心,苦干实干创新干。面对各种纷繁复杂的创新性工作,助推机关单位保质保量且创新性地完成好各项工作,推行电子政务模式下的新型办公模式已成为必选之路。从我们使用的历程来看,开始相当一部分人不愿意接受电子政务,总感觉给自己带上了一个无形的枷锁,在领导以身作则和强力推动下,大家真真切切的感受到了电子政务在提高工作效率、改善工作生态方面带来的巨大变化,开始接受它、使用它直至离不开它。一项新的模式能这么迅速推行开来,也说明它在使用功能上、易操作性上和便捷性上的优势,完全按照我们的工作习惯和工作模式进行设计与开发,再加之人工智能和数据采集与挖掘功能的植入,更助推了工作模式的彻底改变。

(二)电子政务是提高工作效率的有效途径

工作内容越来越多、工作效率越来越高、工作时间越来越少是信息化和大数据给人类社会带来的必然产物。自从电脑进入办公领域,机关处理公文写作的数量和效率明显提高,写作和修改公文变得越来越容易。而电子政务的实施,也同样在变革着现行的办公模式。以前工作只能在办公场所进行,现在实现了全时空办公,很多工作只需要占用很少的时间就可高效完成;以前查阅资料时要翻箱倒柜,实在找不到只能依靠不靠谱的回忆,现在通过信息查询系统,快速而精准的找到需要的内容;以前安排一些简单的事务,大多靠电话或口头,如果安排方或当事人疏忽,工作就会出现遗漏,现在所有工作及相关要素全部记录在电子政务系统里,并对当事人进行时时提醒,工作完成会自动生成过程和结果记录;以前工作安排后只有到工作结束才能了解情况,现在可以了解和记录每一项工作在每一个时段的进度和效果,实现了全过程管理。

(三)电子政务是改变办公生态的有力抓手

以文辅政是机关单位工作性质的体现,也伴生了以文件落实文件、会议落实会议等形式主义和官僚主义。电子政务的出现,每个人都可及时、准确、方便、快捷的获取各种工作信息,上级领导在某件工作上有什么要求,大家都能在电子政务系统中准确获知,甚至通过电子呼叫而立即召开一个小型在线会议,通过简单的沟通把问题说清楚,有效减少会议的数量。文件的审批与交办过程中,以前经常会出现等领导、侯领导、追领导的情况,而交办的文件也常出现错办、漏办等问题,电子政务的出现,需要领导批示的文件直接通过电子政务系统推送到领导手机及电脑上,领导从获得文件到批示件返回都记录着准确的时间,批示内容也清楚明确,而在交办过程中,所有人都能在平台上看到每一件工作的受理和办理过程,一些无端的扯皮和推脱在公众监督之下自然就消失匿迹。

电子政务的优势是显而易见的,并进一步推动了办公模式的改变。诚然,它也带来一些不可回避的问题,比如减少了人们面对面的沟通与交流,疏远了人与人之间的感情;一切问题完全透明,需要一些柔性处理的问题很难实施;全时空的工作安排也在一定程度上侵扰了人们正常的生活等等。电子政务的来临给我们的工作带来了极大的便利,也对我们的行为也产生了有效的约束,更是从深层上改变着现行的办公生态,谁拥抱它越早、适应它越快,对工作带来的效果就越明显,作出的贡献也就越突出。(综合处 马玉玓供稿)

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